Срок хранения договоров аренды в организации

Бухгалтерский учет и отчетность

В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

  • постоянный;
  • временный (свыше 10 лет);
  • временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Типовые и ведомственные перечни применяются:

  • при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
  • при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг».

На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000.

Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В.

Минимальный срок хранения договоров одинаков и для договоров бумажных, и для тех, которые хранятся в электронном виде. Таким образом, срок хранения трудового договора составляет 75 лет. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п. п. 4.6-4.13 Правил).

Договор хранения заключается между лицом, отдающим предмет на хранение, и лицом, принимающим на себя обязательство по ее сохранности и возврату в предусмотренный соглашением срок (ст. 886 ГК РФ).

Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. По временному признаку трудовые договора делятся на срочные и бессрочные.

Списание договоров предприятия, срок хранения которых истёк, представляет собой комплексную процедуру. Договоры с членами коллегиальных исполнительных органов, руководителем, аудитором.

Договоры, подлежащие уничтожению, можно сдать на макулатуру специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, или уничтожить (сжечь, разорвать). Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту: Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2019 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения.

  • Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.
  • С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

  • В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.
  • Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.
  • В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

Срок хранения договоров аренды в организации

В РФ в 2019 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации: В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности.

При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.

Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.

В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.

  • Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг: Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.
  • Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим: Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.
  • Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.
  • В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга

Регистры бухгалтерского учета

Организации

В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года

ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Главная книга

5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

ст. 361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы учетной политики

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

Экономические субъекты

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз

ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней

Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней

Организации

В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года

ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

— сводная годовая (консолидированная)

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;

ст. 351 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— годовая

Постоянно

— квартальная

5 лет. При отсутствии годовых — постоянно

— месячная

1 год. При отсутствии годовых, квартальных — постоянно

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 лет {amp}lt;1{amp}gt; при условии проведения проверки (ревизии).

Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно

ст. 408 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

Организации

В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года

ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

ст. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

Организации

5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

ст. 459 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Путевые листы

Путевые листы

Организации

5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда, — 75 лет

ст. 842 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы учета путевых листов

Организации

5 лет

ст. 844 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы по расчетам с персоналом по оплате труда

(расчетные ведомости, табуляграммы, документы по заработной плате, документы о выплате пособий)

Документы о получении заработной платы и других выплат:

— сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;

Организации

5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

ст. 412 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности

5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

Организации

5 лет

ст. 415 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Инвентаризационные описи

Инвентаризационные описи

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;.

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) — 5 лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

ст. 427 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;

ст. 428 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы по основным средствам

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;

ст. 429 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

ДОГОВОРЫ И КОНТРАКТЫ

(в том числе договоры подряда, договоры поставки, государственные и муниципальные контракты)

Договоры подряда с юридическими лицами

Организации

5 лет после истечения срока действия договора {amp}lt;1{amp}gt;

ст. 440 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ

по трудовым договорам, договорам подряда

Организации

5 лет.

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

ст. 456 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Договоры, соглашения,

не указанные в отдельных статьях Перечня, в том числе договоры поставки

Организации

5 лет после истечения срока действия договора, соглашения {amp}lt;1{amp}gt;

ст. 436 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

Организации

5 лет {amp}lt;1{amp}gt;.

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянно {amp}lt;2{amp}gt;

ст. 272 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Общие вопросы

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов

Налогоплательщики

В течение 4 лет

пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов

Налоговые агенты

В течение 4 лет

Налоговые декларации

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Организации

5 лет {amp}lt;1{amp}gt;

ст. 392 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Налог на добавленную стоимость

(счета — фактуры; журнал учета счетов — фактур; книга покупок и книга продаж, дополнительные листы к ним и др.)

Счета — фактуры

Организации

4 года

ст. 368 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде

Лица, указанные в п. 1 и п. 1(1) Правил

В течение не менее 4 лет с даты последней записи

абз. 5 п. 13 Правил, приведенных в приложении N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде

Покупатели

В течение не менее 4 лет с даты последней записи

абз. 4 п. 24 Правил, приведенных в приложении N 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде

Продавцы

Не менее 4 лет с даты последней записи

абз. 4 п. 22 Правил, приведенных в приложении N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Полученные документы:

— копии счетов — фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами;

Лица, указанные в п. 11 Правил

В течение не менее 4 лет с даты последней записи

п. 11 Правил, приведенных в приложении N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

— таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ;

— заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, — в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства — члена ЕАЭС;

— заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;

— документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии;

— первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС в порядке, установленном пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ

Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ

Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС в соответствии со статьей 171(1) НК РФ

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи)

Участники электронного документооборота

В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур

п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н

Налог на доходы физических лиц

Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерские отчеты, документы, подтверждающие факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов

Налоговые агенты

В течение 5 лет

абз. 2 п. 4 ст. 226.1 НК РФ

Налог на прибыль организаций

Документы, подтверждающие расходы на обучение

Налогоплательщики

В течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет

абз. 5 и абз. 6 п. 3 ст. 264 и п. 4 ст. 283 НК РФ

Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации

В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков

Упрощенная система налогообложения

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

Налогоплательщики

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ

Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)

Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

Налогоплательщики

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ

Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции

Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов

Инвестор по соглашению или оператор соглашения

В течение всего срока действия соглашения

п. 2 ст. 346.42 НК РФ

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности

Инвестор (оператор)

Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению

абз. 4 п. 2 Указаний, утв. Приказом Минфина России от 11.08.1999 N 53н

Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды

(в том числе расчетные ведомости по отчислению страховых взносов; документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов)

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Плательщики страховых взносов

В течение 6 лет

пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:

— годовые

Организации

Постоянно

ст. 390 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— квартальные

5 лет.

При отсутствии годовых — постоянно.

С нарастающим итогом за IV квартал — постоянно.

Сертификаты ключей ЭП

Страхователи — участники электронного документооборота

В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году

п. 5.2, п. 6.2 и п. 6.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом ФСС РФ от 12.02.2010 N 19

Принятый ФСС РФ Расчет (Форма 4-ФСС).

Не менее 5 лет с момента принятия ФСС РФ (Фондом)

Квитанция о получении Расчета либо Квитанция{amp}lt; о получении Расчета с ошибками

Не менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в Фонд

Акцизы

Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение (извещения) об уплате авансового платежа акциза

Налогоплательщики

Не менее 4 лет

абз. 6 п. 10 и абз. 3 п. 17 ст. 204 НК РФ

Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа

Организации

Не менее 4 лет

Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок

Организации, осуществляющие производство алкогольной продукции на территории РФ

Не менее 5 лет с момента окончания его заполнения

п. 10 Порядка, приведенного в приложении N 2 к Приказу Росалкогольрегулирования от 24.06.2010 N 42н

Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию

Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок

Журналы учета акцизных марок

Импортеры табачной продукции иностранного производства

Не менее 3 лет

абз. 2 п. 14 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.02.2010 N 76

Журналы учета специальных марок

Производители табачной продукции

Не менее 3 лет

абз. 2 п. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.01.2010 N 27

Налог на добычу полезных ископаемых

Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующий способ добычи кондиционных руд черных металлов (Кподз)

Налогоплательщики

В течение всего срока применения указанного коэффициента

п. 4 ст. 342.1 НК РФ

Региональный инвестиционный проект

Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов НК РФ и (или) законами субъектов Российской Федерации, а также документов, подтверждающих соответствие показателей реализации регионального инвестиционного проекта требованиям к региональным инвестиционным проектам и (или) его участникам, установленным НК РФ и (или) законами соответствующих субъектов Российской Федерации

Налогоплательщик — участник регионального инвестиционного проекта, удовлетворяющего определенным требованиям

В течение 6 лет

абз. 1 п. 3 ст. 89.2 НК РФ

Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов НК РФ и (или) законами субъектов Российской Федерации, а также документов, подтверждающих соответствие показателей реализации регионального инвестиционного проекта требованиям к региональным инвестиционным проектам и (или) его участникам, установленным НК РФ и (или) законами соответствующих субъектов Российской Федерации

Налогоплательщик — участник регионального инвестиционного проекта, применяющий налоговые ставки по налогу на прибыль организаций

На протяжении всего срока применения соответствующих налоговых ставок

абз. 2 п. 3 ст. 89.2 НК РФ

Общие вопросы

Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения)

Организации

75 лет

п. 1, п. 2 и п. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения)

50 лет

Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

— руководителей организации

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;

ст. 656 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— работников

75 лет {amp}lt;1{amp}gt;

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Организации

75 лет {amp}lt;1{amp}gt;

ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Организации

5 лет

ст. 665 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Организации

75 лет {amp}lt;1{amp}gt;

ст. 666 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

— по месту разработки и утверждения

Организации

Постоянно

ст. 655 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года после замены новыми

Трудовые книжки

Организации

До востребования.

Невостребованные — 75 лет

ст. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Организации

3 года

ст. 686 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета:

— личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

Организации

75 лет

ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

— бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 лет

Штатные расписания организации, изменения к ним:

— по месту разработки и/или утверждения

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;

ст. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года

Документы по учету рабочего времени

(журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Организации

5 лет.

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

ст. 586 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Графики предоставления отпусков

Организации

1 год

ст. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

Организации

1 год

ст. 784 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

Организации

5 лет {amp}lt;1{amp}gt;.

Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет {amp}lt;1{amp}gt;

ст. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы, карточки учета:

— отпусков

Организации

3 года

ст. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 лет.

В зарубежные командировки — 10 лет

— выдачи командировочных удостоверений

5 лет

Листки нетрудоспособности

Организации

5 лет

ст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

Организации

5 лет

ст. 897 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Приказы по основной деятельности и кадровые приказы

(в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки)

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

— по основной (профильной) деятельности

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;.

Присланные для сведения — до минования надобности

ст. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 лет {amp}lt;1{amp}gt;.

О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет

— по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Должностные инструкции

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые):

— по месту разработки и/или утверждения

Организации

Постоянно {amp}lt;2{amp}gt;.

Индивидуальные работников — 75 лет

ст. 77 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— в других организациях

3 года после замены новыми

ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования

Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания

В течение 75 лет

п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967

Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования

Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве

В течение 45 лет

ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования

Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай

В течение 45 лет

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Работодатели

В течение 45 лет

Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73

Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта (при наличии) формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования

Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая

В течение 45 лет

Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования

Работодатели

В течение 45 лет

Азартные игры

Учетные записи об участниках азартных игр, внесенные в базу данных

Организатор азартных игр

Не менее 5 лет со дня их внесения в базу данных

п. 5 Правил ведения в букмекерских конторах и тотализаторах учета участников азартных игр, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.01.2014 N 60

Аудиторская деятельность

Документы (копии документов), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

Аудиторские организации

Не менее 5 лет после года, в котором они были получены и (или) составлены

п. 3 ч. 2 и ч. 3 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»

Документы (копии документов), полученные и (или) составленные при оказании прочих связанных с аудиторской деятельностью услуг

Не менее 3 лет после отчетного года

Банковское дело

Формы синтетического и аналитического учета:

— ведомость остатков по счетам кредитной организации;

— лицевые счета;

— отчет о прибылях и убытках

Кредитные организации, осуществляющие хранение указанных документов в электронном виде

В течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет

п. 1.1 Указания Банка России от 25.11.2009 N 2346-У

Расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде

Мемориальные ордера

Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента (вносителя, получателя):

— приходный кассовый ордер 0402008, который не содержит подписи клиента (вносителя);

— расходный кассовый ордер 0402009, который не содержит подписи клиента (получателя)

Ведомости открытых и закрытых счетов

Кассовый журнал по приходу

Кассовый журнал по расходу

Реестр операций с наличной валютой и чеками

Реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей

Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам

Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт

Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы

Ликвидируемые кредитные организации

Постоянно (после завершения ликвидационных процедур)

приложение к письму Банка России от 05.08.1998 N 169-Т

Документы о приеме и передаче филиалов

Постоянно (после завершения ликвидационных процедур)

Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности

Сроки хранения приведены в приложении

Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами

Сроки хранения приведены в приложении

Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации

Сроки хранения приведены в приложении

Документы кредитной организации по кадровой работе

Сроки хранения приведены в приложении

Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами

Сроки хранения приведены в приложении

Документы по валютным операциям

Сроки хранения приведены в приложении

Документы по кредитной работе

Сроки хранения приведены в приложении

Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами

3 года (после завершения ликвидационных процедур)

Кредитные истории

Бюро кредитных историй

В течение 10 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории

ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 30.12.2004 N 218-ФЗ «О кредитных историях»

Акты проверок каждого пользователя кредитной истории

Бюро кредитных историй

В течение 5 лет после даты окончания проверки

п. 2.2 Указания Банка России от 24.05.2015 N 3646-У

Экземпляр (копия, удостоверенная служащим кредитной организации) письменного или иным способом документально зафиксированного согласия субъекта кредитной истории на получение кредитного отчета

Кредитные организации

В течение 5 лет со дня обращения пользователя кредитной истории в кредитную организацию

п. 5 Указания Банка России от 11.12.2015 N 3893-У

Банкротство

Отчеты арбитражных управляющих и иные документы, утвержденные решением общего собрания членов саморегулируемой организации

Саморегулируемые организации арбитражных управляющих

В течение 5 лет с даты представления соответствующего документа

абз. 9 п. 2 ст. 22 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»

Экземпляр Акта плановой проверки с приложенными документами и (или) электронными копиями

Саморегулируемые организации арбитражных управляющих

В течение 3 лет с даты его составления

абз. 3 п. 2.8 и абз. 2 п. 3.7 Приказа Минэкономразвития России от 03.07.2015 N 432

Экземпляр Акта внеплановой проверки с приложенными документами и (или) электронными копиями

В течение 3 лет

Заявки на участие в торгах и иные документы, представленные заявителями, участниками торгов, а также протоколы о результатах проведения торгов (в электронной форме)

Операторы электронных площадок

В течение 10 лет с даты подписания протокола о результатах проведения торгов

пп. «к» п. 2.1 Требований к операторам электронных площадок, к электронным площадкам, в том числе технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам, необходимым для проведения торгов в электронной форме по продаже имущества или предприятия должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве, утв. Приказом Минэкономразвития России от 23.07.2015 N 495

Валютный контроль

Документы и материалы по проводимым валютным операциям

Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в РФ валютные операции

В течение не менее 3 лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

п. 2 ч. 2 ст. 24 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»

Данные по операциям

Уполномоченные банки

Не менее 3 лет после даты проведения соответствующей операции

п. 3.4 Инструкции Банка России от 16.08.2017 N 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления»

Данные по операциям, проведенным по принятому на учет уполномоченным банком договору в соответствии с разделом II Инструкции Банка России N 181-И

Не менее 3 лет после даты снятия с учета договора

Акты и Протоколы испытаний количества и качества экспортируемых из РФ товаров

Уполномоченные инспекционные организации

В течение 3 лет

абз. 2 п. 3.4 Положения о порядке проведения экспертной оценки количества и качества товаров, экспортируемых из Российской Федерации, утв. Приказом ВЭК России от 06.05.1999 N 88

Направляемые организациями в Федеральную службу по финансовому мониторингу электронные сообщения, а также полученные организациями от Федеральной службы по финансовому мониторингу квитанции о приеме электронного сообщения и уведомления об отказе в принятии электронного сообщения

Организации, указанные в пункте 1 Правил

Не менее 5 лет со дня их направления либо получения соответственно

п. 19 Правил уведомления Федеральной службы по финансовому мониторингу отдельными юридическими лицами о каждом открытии, закрытии, изменении реквизитов счетов, покрытых (депонированных) аккредитивов в иностранных банках, заключении, расторжении договоров банковского счета, договоров банковского вклада (депозита) с иностранными банками и внесении в них изменений, о приобретении и об отчуждении ценных бумаг иностранных банков, о заключении, расторжении договора на ведение реестра владельцев ценных бумаг с лицом, имеющим лицензию на осуществление деятельности по ведению реестра владельцев ценных бумаг, утв. Постановлением Правительства РФ от 22.03.2018 N 315

Внешнеэкономическая деятельность

Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля

Российские участники внешнеэкономической деятельности

В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством РФ

п. 4 ст. 23 Федерального закона от 18.07.1999 N 183-ФЗ «Об экспортном контроле»

Журналы учета внешнеэкономических сделок на бумажном носителе, а также бумажные носители учетных записей, содержащихся в журналах учета в электронном виде, и учетные документы

Российские участники внешнеэкономической деятельности

Не менее 3 лет, если более длительный срок их хранения не установлен законодательством РФ

п. 8 Правил учета внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.06.2012 N 583

Письменное заявление, копия Сертификата, документы, подтверждающие происхождение товара

Удостоверяющие организации (торгово-промышленные палаты)

В течение 2 лет

п. п. 2.10, 3.16, 4.8, 5.9 и 3.21 Положения о порядке оформления, удостоверения и выдачи сертификатов происхождения товаров, а также других документов, связанных с осуществлением внешнеэкономической деятельности, утв. постановлением Правления ТПП РФ от 23.12.2010

Письменное заявление, копия Сертификата СТ-1, документы, подтверждающие происхождение товара

В течение 3 лет

Письменное заявление, копия Сертификата и документы, подтверждающие происхождение экспортируемого товара

В течение 2 лет

Письменное заявление, копия Сертификата, документы, подтверждающие происхождение товара

В течение 2 лет

Копия сертификата формы «А» и документы, на основании которых они были выданы

3 года (в архиве)

Копии Годовых актов экспертизы, другие документы, на основании которых были оформлены указанные акты

В течение 3 лет

п. 1.10 Порядка заполнения актов экспертизы по определению страны происхождения товаров и соответствия товаров требованиям постановления Правительства РФ «Об установлении запрета на допуск отдельных видов товаров машиностроения, происходящих из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 14.07.2014 N 656″, утв. Приказом ТПП РФ от 25.08.2014 N 66,

п. 3.9 Положения о порядке выдачи актов экспертизы для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд, утв. Приказом ТПП РФ от 25.08.2014 N 64, и

п. 1.10 Порядка заполнения актов экспертизы по определению страны происхождения товаров и соответствия товаров требованиям постановления Правительства РФ «Об установлении ограничения допуска отдельных видов медицинских изделий, происходящих из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 февраля 2015 года N 102, утв. Приказом ТПП РФ от 10.04.2015 N 30

Копии сертификатов формы СТ-1, другие документы, на основании которых были выданы указанные документы для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд

В течение 3 лет с даты выдачи

п. 3.9 Положения о порядке выдачи сертификатов о происхождении товаров формы СТ-1 для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд, утв. Приказом ТПП РФ от 25.08.2014 N 64,

п. 3.11 Положения о порядке выдачи сертификатов о происхождении товаров формы СТ-1 для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд, утв. Приказом ТПП РФ от 10.04.2015 N 29

Гостиничный бизнес

Экземпляр бланка уведомления о прибытии (в случае пребывания иностранного гражданина в гостинице)

Гостиницы

В течение 1 года

абз. 4 п. 27 Правил осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.01.2007 N 9
Экземпляр бланка уведомления о прибытии (в случае уведомления администрацией гостиницы территориального органа Министерства внутренних дел Российской Федерации с использованием входящих в состав сети электросвязи средств связи)
Деятельность на рынке ценных бумаг

Отчеты контролера о проверке выявленного нарушения профессиональным участником рынка ценных бумаг требований законодательства РФ, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, и внутренних документов профессионального участника

Профессиональные участники рынка ценных бумаг

Не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ

абз. 5 п. 6.3 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 24.05.2012 N 12-32/пз-н

Копии направленных уведомлений клиенту в случае если стоимость портфеля клиента стала меньше размера начальной маржи

Брокер

Не менее 5 лет со дня их направления

п. 23 и абз. 4 п. 24 Указания Банка России от 18.04.2014 N 3234-У

Записи журнала направленных уведомлений

Не менее 5 лет со дня их внесения

Записи внутреннего учета о сделках и об операциях с активами, а также документы, на основании которых внесены такие записи

Профессиональные участники рынка ценных бумаг, осуществляющие брокерскую деятельность, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами

Не менее 5 лет со дня прекращения обязательств из сделок и со дня совершения операции соответственно

п. 1.8, п. 6.5 и п. 7.3 Положения Банка России от 31.01.2017 N 577-П

Записи о клиенте, а также документы на основании которых внесены такие записи

В течение всего срока обслуживания такого клиента, а также в течение не менее 5 лет со дня прекращения обслуживания клиента

Поручения (требования) клиентов в той форме, в которой они были приняты

Не менее 5 лет со дня прекращения их действия

Поручения (требования) клиентов, направленные средствами телефонной связи, переданные в виде голосовой информации, текстовых сообщений или видео-сообщений, если такие поручения (требования) подтверждены клиентом в форме бумажного или электронного документа

Не менее 3 лет (при этом хранение документа, подтверждающего поручение (требование), направленное средствами телефонной связи, переданное в виде голосовой информации, текстового сообщения или видео-сообщения, осуществляется в течение срока, установленного для хранения поручения (требования) клиента)

Документы, связанные с осуществлением деятельности по проведению организованных торгов

Организаторы торговли

В течение 5 лет, если иное не установлено законодательством РФ

п. 4.3 и п. 4.4 Положения Банка России от 17.10.2014 N 437-П

Информация о сетевых адресах и иная идентификационная информация, используемая для адресации устройств участников торгов, их клиентов (клиентов второго уровня), работающих в информационно-телекоммуникационных сетях (средств связи и пользовательского (оконечного) оборудования), с использованием которых осуществляется подключение к средствам проведения торгов

В течение всего срока использования такой информации для адресации устройств участников торгов, их клиентов (клиентов второго уровня), а также не менее 3 лет с даты ее изменения

Находящиеся в системе учета документы, включая изменения и дополнения к ним (копий документов), и сведений (информации)

Специализированные депозитарии

В течение срока действия договора об оказании услуг специализированного депозитария и не менее 3 лет со дня прекращения (расторжения) такого договора (в случае если специализированный депозитарий осуществляет прекращение паевого инвестиционного фонда — не менее 3 лет с момента исключения паевого инвестиционного фонда из реестра паевых инвестиционных фондов) либо не менее 3 лет со дня, когда утрачена необходимость в указанных документах, включая изменения и дополнения к ним (копиях документов), или сведениях (информации) для осуществления функций специализированного депозитария

п. 2.5 Положения Банка России от 10.06.2015 N 474-П

Документы по пенсионным счетам:

Негосударственные пенсионные фонды

п. 4 ст. 32 Федерального закона от 07.05.1998 N 75-ФЗ «О негосударственных пенсионных фондах»

— негосударственного пенсионного обеспечения;

В течение 3 лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору

— накопительной части трудовой пенсии

В течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти — в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством РФ

Журнал, содержащий сведения о выявленных нарушениях, а также сведения об их устранении

Негосударственные пенсионные фонды

В течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ

абз. 18 п. 13 и абз. 7 п. 15 Требований, утв. Приказом ФСФР России от 03.06.2008 N 08-23/пз-н

Отчеты контролера по результатам проверок

В течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ

Подлинники документов, подтверждающих информацию, раскрытую в соответствии с Положением

Акционерные инвестиционные фонды или управляющие компании паевого инвестиционного фонда

Не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены федеральными законами или иными правовыми актами РФ

п. 1.18 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 22.06.2005 N 05-23/пз-н

Документы, относящиеся к ведению реестра владельцев ценных бумаг или депозитарного учета, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги

Держатель реестра владельцев ценных бумаг и депозитарий

Не менее 5 лет с даты их поступления держателю реестра владельцев ценных бумаг или депозитарию и (или) совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения

ч. 3 ст. 28 и п. 15 ст. 8.2Федерального закона от 22.04.1996 N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг»

Учетные записи (документы, реестр)

Держатель реестра владельцев ценных бумаг

В течение всего периода ведения соответствующего реестра держателем реестр, а также не менее 5 лет после прекращения действия договора на ведение реестра

п. 4.3 Положения Банка России от 27.12.2016 N 572-П

Документы на бумажном носителе, представленные лицами, обратившимися за заверением подлинности подписи

Профессиональные участники рынка ценных бумаг, осуществляющие заверение подписи в соответствии с Положением

В течение 5 лет либо в течение срока, установленного договором, на основании которого на профессионального участника рынка ценных бумаг возлагается заверение подлинности подписи физических лиц на документах о переходе прав на ценные бумаги и прав, закрепленных ценными бумагами

п. 7 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 18.02.2010 N 10-10/пз-н

Полная информация о направленных уведомлениях о включении лица в список инсайдеров организации или об исключении лица из такого списка

Юридические лица, определенные в ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 224-ФЗ «О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

В течение не менее 5 лет с даты исключения лица из списка

п. 2.11 Положения о порядке уведомления лиц об их включении в список инсайдеров и исключении из такого списка, утв. Приказом ФСФР России от 18.06.2013 N 13-51/пз-н

Информация и сведения, включаемые в Список и карточки ценных бумаг

Организаторы торговли

В течение всего срока своей деятельности

п. 9.8 Положения Банка России от 24.02.2016 N 534-П

Данные, подтверждающие расчеты величин стоимости чистых активов

Управляющая компания паевого инвестиционного фонда и акционерный инвестиционный фонд

Не менее 3 лет с даты соответствующего расчета

п. 1.13 Указания Банка России от 25.08.2015 N 3758-У

Документ, содержащий инвестиционный профиль его клиента, документы и (или) информацию, на основании которых определен указанный инвестиционный профиль

Управляющий

В течение срока действия договора доверительного управления с этим клиентом, а также в течение 3 лет со дня его прекращения

п. 2.1, п. 2.2 и п. 2.3 Положения о единых требованиях к правилам осуществления деятельности по управлению ценными бумагами, к порядку раскрытия управляющим информации, а также требованиях, направленных на исключение конфликта интересов управляющего, утв. Банком России 03.08.2015 N 482-П

Документы и записи об имуществе, находящемся в доверительном управлении, и обязательствах, подлежащих исполнению за счет этого имущества (инвестиционный портфель клиента), о его стоимости, а также о сделках, совершенных за счет этого инвестиционного портфеля

В течение не менее 5 лет с даты их получения или составления управляющим

Расчеты показателей для раскрытия информации

В течение 5 лет со дня произведения расчета таких показателей

ЖКХ

Копии ответов на письменные и электронные запросы потребителей

Операторы и региональные операторы по обращению с твердыми коммунальными отходами

В течение 3 лет

п. 31 Стандартов раскрытия информации, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.06.2016 N 564

Копии ответов на письменные запросы потребителей

Юридические лица, осуществляющие холодное водоснабжение, водоотведение и (или) горячее водоснабжение с использованием закрытых систем горячего водоснабжения

В течение 3 лет

п. 81 Стандартов раскрытия информации, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.01.2013 N 6

Журналы регистрации вводного инструктажа и первичного инструктажа по безопасности труда и пожарной безопасности:

Энергетические организации системы жилищно-коммунального хозяйства

п. 32 МДС 13-15.2000, утв. Приказом Госстроя России от 21.06.2000 N 141

— у лиц, ответственных за проведение инструктажей;

В течение года после внесения последней записи

— в архиве организации

В течение 10 лет

Наряд-допуск

Организации, эксплуатирующие водопроводно- канализационное хозяйство

В течение года

абз. 2 п. 15 приложения 4.1 к Межотраслевым правилам, утв. Постановлением Минтруда России от 16.08.2002 N 61

Копии ответов на письменные запросы потребителей

Теплоснабжающие организации, теплосетевые организации

В течение 3 лет

п. 38 Стандартов раскрытия информации, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.07.2013 N 570

Инвестиционная деятельность

Акты приема-передачи, платежные документы, передаточные распоряжения в отношении ценных бумаг, расписки кредиторов о получении имущества при завершении расчетов с должниками и кредиторами по общим обязательствам товарищей, а также завершении распределения оставшегося после таких расчетов общего имущества товарищей между лицами, имеющие право на получение такого имущества

Лицо, подготовившее и представившее заключительный баланс инвестиционного товарищества

Не менее чем 10 лет после дня прекращения договора инвестиционного товарищества

ч. 13 ст. 19 Федерального закона от 28.11.2011 N 335-ФЗ «Об инвестиционном товариществе»

Интернет

Информация о фактах приема, передачи, доставки и (или) обработки голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков, видео- или иных электронных сообщений пользователей сети «Интернет» и информация об этих пользователях

Организатор распространения информации в сети «Интернет»

В течение 1 года с момента окончания осуществления таких действий

п. 3 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Текстовые сообщения пользователей сети «Интернет», голосовая информация, изображения, звуки, видео-, иные электронные сообщения пользователей сети «Интернет»

До 6 месяцев с момента окончания их приема, передачи, доставки и (или) обработки

Информация и информация о пользователях

Организатор распространения информации в сети «Интернет»

В период осуществления пользователем действий или со дня получения информации о пользователе, и в течение 1 года с момента окончания осуществления пользователем таких действий

п. 14 Правил хранения организаторами распространения информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о фактах приема, передачи, доставки и (или) обработки голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков, видео- или иных электронных сообщений пользователей информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и информации об этих пользователях, предоставления ее уполномоченным государственным органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.07.2014 N 759

Текстовые сообщения пользователей сети «Интернет», голосовая информация, изображения, звуки, видео-, иные электронные сообщения пользователей сети «Интернет»

Организатор распространения информации в сети «Интернет»

В течение 6 месяцев с момента окончания их приема, передачи, доставки и (или) обработки

п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.06.2018 N 728

Клиринговая деятельность

Документы, связанные с осуществлением клиринговой деятельности

Клиринговые организации

В течение 5 лет, если иной срок хранения соответствующей информации не установлен федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами

п. 7.4 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 11.10.2012 N 12-87/пз-н

Информации об имуществе, обязательствах центрального контрагента и их движении

Центральный контрагент

Не менее чем 10 лет с даты включения информации в базы данных

п. 25 ст. 5 Федерального закона от 07.02.2011 N 7-ФЗ «О клиринге, клиринговой деятельности и центральном контрагенте»

Космическая деятельность

Данные, необходимые для управления риском, и документы по изменению риска

Лица, осуществляющие менеджмент риска проекта в сфере космических систем

В течение всего проекта

пп. «с» п. 5.5 ГОСТ Р ИСО 17666-2006, утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.06.2006 N 126-ст

Лотереи

Протоколы тиражных комиссий, выигрышные лотерейные билеты, лотерейные квитанции, электронные лотерейные билеты, документы о выплате, передаче или предоставлении выигрыша, размер которого в соответствии с условиями лотереи обусловливает необходимость проведения экспертизы выигрышного лотерейного билета, выигрышной лотерейной квитанции, выигрышного электронного лотерейного билета

Операторы лотерей

В течение 3 лет

ч. 8 ст. 20 Федерального закона от 11.11.2003 N 138-ФЗ «О лотереях»

Медиация

Арбитражное решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела арбитража

Постоянно действующее арбитражное учреждение

В течение 5 лет с даты прекращения арбитража

ч. 2 ст. 39 Федерального закона от 29.12.2015 N 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации»

  • договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
  • договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).
Предлагаем ознакомиться:  Перечень документов для расторжения договора аренды в росреестре

Общие правила

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

https://www.youtube.com/watch?v=0FXApRA_16s

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа соглашения. Соответствующие периоды закрепляются, как правило, в учетной политике организации. Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел. При ее составлении должны учитываться требования законодательства. Госучреждения, определяя правила, в соответствии с которыми будет осуществляться хранение договоров , руководствуются ведомственными перечнями.

В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения . Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял.

Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата. Договор ответственного хранения относится к категории реальных. Соответствующие обязанности возникают у получателя в момент приема предмета. Между тем, договор хранения вещи может являться и консенсуальным.

Ключевым признаком таких складов выступает то, что разрешением, законодательством или другим нормативным актом на коммерческие организации, в ведении которых они находятся, возлагается обязанность принимать продукцию на хранение от любого владельца. Соответствующее правило предусматривает 908 статья ГК в п. 1.

Договоры, которые заключаются со всеми, кто желает сдать товар на хранение, считаются публичными. Кроме специализированных помещений общего пользования, существуют и ведомственные площади. Их функционирование связано с обслуживанием организаций и предприятий, включенных в соответствующую ведомственную систему. Однако если имеются свободные мощности, такие склады могут принять на хранение продукцию от сторонних компаний.

Предлагаем ознакомиться:  Трудовой договор с генеральным директором ООО – образец и особенности составления

Уничтожение

С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф. Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная, кадровая или документы по зарплате), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя. Уничтожение договоров проводится конфиденциально, уполномоченными на то организациями. А вот незаконное уничтожение документации может повлечь за собой административную и даже уголовную ответственность.

Списание и уничтожение договоров – сама экономия. Эта услуга предотвратит штрафные санкции, освободит драгоценные офисные площади и избавит весь коллектив от ненужной траты рабочего времени на поиски необходимого документа. Добавим, что не обязательно уничтожать договора безвозвратно: при необходимости перед утилизацией документы можно отсканировать и создать удобный электронный архив – своеобразную «историю компании».

Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства.

Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг.

Каким должен быть срок хранения договоров

Минимальный срок хранения договоров одинаков и для договоров бумажных, и для тех, которые хранятся в электронном виде. Срок действия договоров может быть как ограниченным, так и неопределённым (то есть документ будет в силе до тех пор, пока одна из сторон не пожелает прекратить сотрудничество). Кстати, срок хранения договоров, утративших свою актуальность, следует начинать отсчитывать не со следующих суток после истечения срока их действия, а с первого января следующего года.

Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договора. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности.

Бухгалтерский учет и отчетность

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

Предлагаем ознакомиться:  Ответственность работодателя за недоплату заработной платы

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Рекомендуем к прочтению: Отличник здравоохранения российской федерации

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

приложения, пояснительные записки

записки, доклады) к годовым

Срок хранения договоров аренды в организации

балансам и отчетам

уточнении балансов и отчетов

заключения) о рассмотрении и

утверждении балансов и отчетов

постановке на учет в налоговых

сумм по государственному и

таблицы, сведения) о начисленных

и перечисленных суммах налогов в

бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по

взимания акцизных и других сборов

заявления, решения, списки,

ведомости, переписка) об

освобождении от оплаты по

налогам, предоставлении льгот,

кредитов, отсрочек уплаты или

отказе в ней по налогам, акцизным

и другим сборам

поступлений в бюджеты разного

уровня и во внебюджетные фонды,

задолженности по ним

материальные счета бухгалтерского

протоколы, акты, справки,

докладные записки, переписка) о

проведении документальных ревизий

контрольно-ревизионной работе, в

том числе проверке кассы,

Срок хранения договоров аренды в организации

правильности взимания налогов и

Рекомендуем к прочтению: Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения

(главная книга, журналы-ордера

разработочные таблицы и др.)

к ним, зафиксировавшие факт

Срок хранения договоров аренды в организации

совершения хозяйственной операции

и явившиеся основанием для

бухгалтерских записей (кассовые,

банковские документы, корешки

банковских чековых книжек,

ордера, табели, извещения банков

и переводные требования, акты о

приеме, сдаче, списании имущества

и материалов, квитанции, корешки

к ним, счета-фактуры, накладные

и авансовые отчеты и др.).

Документы о приеме выполненных

работ (акты, справки)

переписка) о взаимных расчетах и

перерасчетах между организациями

деятельности (об учете фондов, о

наложении взысканий, штрафов,

приеме, сдаче, списании

материальных ценностей и др.)

обязательства, переписка) о

дебиторской и кредиторской

Срок хранения договоров аренды в организации

расчеты, заключения) о переоценке

основных фондов, определении

износа основных средств, оценке

стоимости имущества организации

акты) об оплате, размене,

Срок хранения договоров аренды в организации

страхования, с аудиторами

ведомости) об инвентаризации

основных средств, имущества,

зданий и сооружений,

переписка и др.) по финансовым

(табуляграммы) на выдачу

Рекомендуем к прочтению: Ходатайство о восстановлении пропущенного срока

заработной платы, пособий,

гонораров, материальной помощи и

Срок хранения договоров аренды в организации

др. выплат; доверенности на

получение денежных сумм и

товарно-материальных ценностей, в

том числе аннулированные

отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

сведения, справки о совокупном

доходе работников за год и уплате

сведения об учете фондов, лимитов

заработной платы и контроле за их

распределением, о расчетах по

перерасходу и задолженности по

заработной плате, об удержании из

заработной платы, из средств

социального страхования, о

выплате отпускных и выходных

документы (копии отчетов,

заявления, списки работников,

справки, выписки из протоколов,

заключения) о выплате пособий,

оплате листков нетрудоспособности

справки, переписка) об оплате

документов (счетов, платежных

(транспортные, грузовые, весовые

услуг, облагаемых и не облагаемых

налогом на добавленную стоимость

Зачем хранить?

Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде.

Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы.

Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Законодательство

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее.

Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

Разные типы

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет.

Срок хранения договоров аренды в организации

Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства.

Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации.

Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее.

Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте.

Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Когда начинается срок хранения

Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010.

Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.

Рекомендуем к прочтению: Профессиональный стандарт руководителя образовательной организации

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector