Штатное расписание на 2019 год образец

Требования к документу

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров. Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

  • по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
  • какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
  • кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
  • из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
  • с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • Единая тарифная сетка РФ.

Штатное расписание на 2019 год образец

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

  • руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
  • отделы производственного назначения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Вас также может заинтересовать: Стратегический маркетинг: основа успешного развития компании

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования.

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

к меню ↑

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами).

Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда).

Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

  • руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
  • производственные подразделения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

к меню ↑

Штатное расписание на 2019 год образец

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных.

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации.

Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

к меню ↑

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда МРОТ. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

Требования к документу

Если рассматривать штатное расписание подробно, то оно представляет собой таблицу, в котором отражается профессия и вознаграждение, расшифрованное по составным частям оплаты труда, выплачиваемое каждому работнику, занятому на данной функции.

Поэтому данный документ лежит в основе планирования затрат компании на привлечение со стороны наемного персонала. Его данные используются руководством для принятия важнейших решений в отношении управления организацией.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Документ важен и для кадровых работников. Так как сопоставляя указанные в расписании данные с фактическим наличием сотрудников, они определяют наличие или отсутствие вакансий. Если получается, что работников организации не хватает, то отдел кадров подает соответствующую заявку в центры занятости и кадровые агентства.

Внимание: нормы трудового права не устанавливают обязательность существования штатного расписания в компании. Но нужно помнить, что если фирма собирается проводить контролируемые со стороны властей мероприятия, например, сокращение сотрудников, данный документ обязательно должен быть у нее.

Необходимость разработки штатного расписания может быть предусмотрена другими нормативными актами предприятия, к примеру, коллективным договором. Если в оформленном трудовом соглашении с работником существует отсылка к положениям штатного расписания, то тогда оно является обязательным для хозяйствующего субъекта.

Существование в компании штатного расписания предполагает необходимость ознакамливать персонал с его содержанием, так как оно относится к локальным нормативным актам организации.

Внимание:законодательство устанавливают ответственность администрации компании, которая назначается за неправильное оформление штатного расписания. За отсутствие этого документа субъект бизнеса не может нести наказание.

На практике специалисты учитывают опыт других разработчиков этого акта, поэтому они стараются соблюдать следующие негласные правила:

  • Оформлять штатное расписание по установленной органами статистики форме Т-3.
  • Вводить в действие штатное расписание соответствующим письменным распоряжением руководства фирмы.
  • Штатное расписание может включать в себя несколько листов. Однако сшивать, нумеровать их, скреплять печатью не надо. Достаточно закрепить листы скобой.
  • В определенных случаях написание профессий должно строго соответствовать справочникам по профессиям, при этом потребуется иногда даже указывать шифры и коды, закрепленные за данными специальностями. Например, данное правило распространяется на профессии с вредными и опасными условия осуществления трудовой деятельности.
  • На штатном расписании печать может отсутствовать.
  • Изменения в штатное расписание, если они не значительные, можно вносить путем издания приказа, сохраняя прежний акт. Если же они затрагивают большой объем информации штатного расписания, рекомендуется составлять новый акт.

Если производится внесение изменений в штатное расписание, то его старая редакция обычно сразу же становится не действующей. Однако нельзя их уничтожать сразу же, после принятия нового документа — обычно в архиве содержатся бланки за последние 2-3 года, потому что именно такой период времени проверяют контролирующие органы.

Внимание:по закону, недействующий документ необходимо сохранять минимум 3 года с момента потери актуальности. Такой же период хранения действует и в отношении распоряжений, при помощи которых вносились изменения в штатное расписание.

Предлагаем ознакомиться:  Что делать если мешают вселиться в квартиру прописанным жильцам

Форма штатного расписания

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться. В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется. Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Вас также может заинтересовать: Книги по интернет-маркетингу: лучшая подборка 2018 года

Разберем пошагово заполнение формы на образце. Реквизиты формы оформляем следующим образом (см. пример).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в штатном расписании указывается в скобках, следом за полным.

Штатное расписание на 2019 год образец

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записывается в штатном расписании в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы штатного расписания, всего их 10.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в штатном расписнаии также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном расписании указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц в штатном расписании указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад в штатном расписании указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться.

Формально это не запрещено, в (Трудовой кодекс Статья ТК РФ) говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст.

131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ, тарифная ставка и оклад имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 штатного расписания указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе штатного расписания «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц, а также итоговую сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом штатного расписания ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма  она содержит все необходимые реквизиты.

Чем может грозить отсутствие штатного расписания организации

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия. Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

  1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

  • финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
  • если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
  1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998.

Приверженцы строгого выполнения правил Трудового кодекса РФ уверены, что отсутствие штатного расписания — это грубая ошибка, которую допускают работодатели.

  • В теории на основании ст. 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание не обязательный документ, особенно для предпринимателей — физических лиц.
  • На практике орган контроля обязательно запрашивает такого рода перечень, чтобы понять, не начисляются ли заработные платы с нарушениями.
  • Результат — при возникновении любых трудовых споров, рассматриваемых в суде, расписание станет весомым доказательством.

Административный штраф по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ накладывают на руководителя компании, в которой нет штатного расписания. Если нет этой бумаги, значит, руководство нарушает законы об охране труда, что сопровождается штрафом в размере 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

По сообщению ФС по труду и занятости, сотрудника нельзя принять в штат организации на должность, отсутствующую в штатном расписании, или же если ее название не соответствует наименованию имеющейся в списке должностей в штатном расписании (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Кроме того, если данный документ отсутствует, у компаний зачастую появляются проблемы. Например, организация уволила сотрудника (п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ) в связи с сокращением штата, и он обратился в суд, чтобы доказать, что увольнение являлось безосновательным. Если на предприятии нет штатного расписания, доказать правомерность увольнения в подобном случае очень трудно.

Помимо отсутствия штатного расписания, начальники используют и другие материальные и формальные приемы в целях экономии на своем персонале.

  1. Наличие разных штатных расписаний в одной компании. Одно официальное — где указан минимальный размер заработных плат, которое предоставляется инспекциям для проверки. Другое — где указаны реальные суммы, которые причитаются и выдаются персоналу. Надо ли упоминать, что документы второго типа трудно оспаривать в судебном порядке и это негативно сказывается на самих работниках.
  2. «Мертвые души», то есть несуществующие должности. При принятии специалиста на работу, заключении с ним трудового соглашения и указании оклада руководство «забывает» об отсутствии в штатном расписании такой должностной позиции. Увольнение сотрудника при этом неправомерно, поскольку список должностей — это локальный акт предприятия. Именно руководитель отвечает за формирование и ведение документа. В суде примут к сведению трудовое соглашение, признанное основной документацией о сотрудничестве двух его участников.
  3. Испытательный срок. Очень часто на ту или иную должность (чтобы создать конкуренцию между сотрудниками) берут работника и обозначают меньшую сумму оклада, чем та, что отражена в штатном расписании. Обычно договариваются об определенном сроке, после которого могут принять специалиста в штат и «поднять» уже указанный оклад. По такому же принципу руководители пытаются «играть» и с названиями должностей, от чего может зависеть сумма доплат и премиальные. Допустим, работника назначают «главным бухгалтером». В трудовом договоре обозначают, что он «бухгалтер», и заработная плата соответствует должности «главного». Но размер премиальных, начислений и компенсаций за переработку будет соответствовать нижестоящей должности.

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Статья 15. Трудовые отношения

Трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Предлагаем ознакомиться:  Как написать справку с места работы - форма, образец

Статья 57. Содержание трудового договора

В трудовом договоре указываются:………………………….Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:……………………….трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). ………………………..

Видим, что про штатное расписание в ТК РФ только две статьи. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь штатное расписание, но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание».

Штатное расписание на 2019 год образец

Итак, ниже рассмотрим для чего нужно штатное расписание, как заполняется, как вводится в действие.

к меню ↑

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации.

На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

Штатное расписание на 2019 год образец

к меню ↑

Положения трудовых норм устанавливают обязательность соответствия указанной в трудовом контракте профессии, по которой происходит привлечение нового сотрудника, ее написанию в штатном расписании. При этом соответствовать должны суммы вознаграждения, указанные в договоре, с суммами, отраженными в этом акте.

Исходя из данного содержания актов трудового права, штатное расписание обязательно для хозяйствующих субъектов, которые привлекают наемный персонал по трудовым

соглашениям.

Поэтому работающим самостоятельно предпринимателям нет необходимости разрабатывать штатное расписание и вводить его в действие. Это же правило относится в отношении предпринимателей, которые привлекают физлиц по договорам гражданского характера.

Образец заполнения штатного расписание

Компания при создании штатного расписания имеет право использовать утвержденную статистикой форму Т-3 или утверждать его в свободной форме. При этом допускается на основании стандартизированного бланка разрабатывать собственную форму, которая учитывает существующие особенности функционирования компании.

Сначала в данном акте следует отразить наименование хозяйствующего субъекта, с обязательным отражением в расписании регистрационного кода — ОКПО.

После этого документу присваивается порядковый номер согласно ранее выпущенных изданий данного документа. Здесь же фиксируется дата составления этого бланка.

Затем в следующей строке нужно указать дату вступления в силу вводимого в действия штатного расписания. Она может соответствовать дате составления документа, или же быть после этой даты. Главное правило, вторая дата не должна быть ранее даты составления этого акта.

Справа нужно заполнить необходимые данные о распоряжении руководство, на основании которого штатное расписание вводится в действие. В этой части записываются реквизиты приказа, количество работников по штатному расписанию.

Далее следует табличная часть документа.

В графе «Структурное подразделение» следует отражать наименование отделов компании, желательно указывать их согласно организационной структуры фирмы.

Если у подразделений существуют обозначения с помощью кодов, их обязательно нужно также здесь указывать. Код может включать в себя аббревиатуру отдела, или просто набор цифр.

Для организаций, осуществляющих деятельность в нескольких регионах или муниципалитетах, следует в наименование отдела указывать название населенного пункта или субъекта федерации.

В поле «Должность» вносятся те должности, которые требуются для функционирования компании. Когда составляется штатное расписание, это необходимо производить таким образом, чтобы после указания наименования подразделения в нем перечнем шли входящие в него должности.

При определении названия должностей рекомендуется применять справочник ОКПДТР. Однако организации, работающие в коммерческой сфере, данное требование могут не соблюдать и называть должности так, как им будет удобно. Бюджетные же должны строго придерживаться данного документа, а также проставлять класс либо разряд служащего.

В штатном расписании коммерческой фирмы указывать разряды и классы также обязательно, если должность находится в группе вредных либо опасных условий труда. Это требуется для расчета и оформления таким сотрудникам досрочной трудовой пенсии.

В поле «Количество штатных единиц» указывается число работников, которых необходимо оформить на данную должность. При этом здесь должны быть указаны так полные рабочие места, так и люди, принятые на совместительство. В последнем случае в данной графе указывается дробью размер выплачиваемой им денежной ставки, к примеру 0,5.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

В поле «Размер оклада» проставляется сумма денежных средств, которая будет выплачена сотруднику по результатам выполнения им своих обязанностей. Этот показатель должен в точности повторяться в трудовом соглашении между сторонами.

Если же для данной должности установлена сдельная оплата, то данная сумма должна быть получена путем перемножения тарифной ставки на месячный выпуск продукции.

При установленной почасовой оплате здесь указывается сумма оплаты за один отработанный час. Но при этом далее, в поле «Примечание» должно быть упоминание о том, что это именно почасовая оплата, и сделана отсылка на приказ, которым она была установлена.

Все последующие поля документа носят единое название «Надбавки». Здесь указываются все дополнительные суммы оплаты, которые предусматриваются положениями по оплате труда, по премированию, другими внутренними актами.

При этом сам размер доплаты может быть установлен не только в виде фиксированной суммы, но также коэффициентом, процентом, в ином выражении.

В поле «Всего» необходимо записать общий размер оплаты труда по каждой должности. Это значение получается путем умножения количества единиц по указанной должности на предусмотренный оклад для одной единицы.

Штатное расписание на 2019 год образец

В поле «Примечание» можно вносить различные сопроводительные надписи. К примеру, в нем делается отметка, если на момент создания документа по каким-либо должностям имеются вакансии.

Затем в бланке нужно подвести итог. Это производится путем подсчета общего числа штатных единиц, рассмотренных в нем, а также суммарного фонда оплаты труда по всем единицам.

Последним этапом составленный документ подписывает руководитель фирмы, а также сотрудник, который занимался оформлением расписания.

Для филиалов компании не нужно создавать отдельные штатные расписания. Почему? Расписание составляют для всего предприятия. Если руководство все же хочет составлять расписания для всех филиалов компании, то отражает эту инициативу во внутренних документах. При этом начальник подразделения наделяется соответствующими полномочиями.

В кадровой документации филиала обозначают те же характеристики штата, что и в расписании, которое разрабатывается для всей фирмы. Штатное расписание компании также должно быть утверждено приказом, его нужно пронумеровать и проставить дату.

Штатное расписание на 2019 год: как его оформить по всем правилам

Суммы окладов для должностных позиций с одинаковыми названиями также должны быть одинаковыми.

Если оклады разные, для компании лучше и безопаснее называть должности по-разному (редактор, корректор). Многие фирмы указывают в своих штатных расписаниях «вилки» оклада, допустим, 15–25 тыс. руб. Судьи и сотрудники инспекции по труду по-разному смотрят на эту ситуацию. По мнению суда, это допустимо, поскольку сумму оклада можно указывать в трудовом договоре и локальных документах.

Если возникают споры, требующие вмешательства суда, работодатель должен четко обосновать сложившуюся ситуацию. В этом случае за указание диапазона «от и до» на компанию не наложат штраф.

«Вилка» окладов непременно должна быть занесена в штатное расписание компании и трудовые договоры с персоналом. За счет установления диапазонов фирма может выплачивать сотрудникам, занимающим одинаковые должности, но с разными профессиональными характеристиками или занятым в разных структурных отделах, вознаграждения в разном объеме.

Довольно часто в суд обращаются работники, которым начисляют заработную плату по нижней границе «вилки» окладов. Компания выиграет суд только при условии, если сможет документально обосновать разные выплаты сотрудникам на одинаковых должностях. Так, приказ/распоряжение руководителя может включать в себя информацию о том, что оклад устанавливается в соответствии со степенью квалификации работника или объемом его трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 129 и ч. 1 ст. 132 Трудового кодекса РФ, п. 10 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004).

Вас также может заинтересовать: Виды маркетинга: старые, новые и работающие

Процедура утверждения штатного расписания

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание, его нужно утвердить соответствующим приказом по основной деятельности. Реквизиты приказа проставляются в верхнем правом углу бланка следующим образом.

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

Штатное расписание на 2019 год: как его оформить по всем правилам

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Далее мы рассмотрим, какую форму носит утверждение штатного расписания. Разработанное штатное расписание обязательно должен утвердить управленческий орган предприятия. Как правило, документ готовят в конце года на следующий. Если компания не планирует расширять перечень должностей, штатное расписание может действовать больше года.

На приказе ставят порядковый номер. Форма составления свободная.

В качестве примера приведем следующее распоряжение/приказ: «Приказываю/распоряжаюсь: утвердить штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года в количестве штатных единиц 25 с месячным ФОТ в сумме 540 000 рублей. Штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года вводится с 01 января 2018 года».

Далее расписание утверждает гендиректор организации, расписываясь в нем. Документ прикладывают к соответствующему приказу/распоряжению.

Штатное расписание на 2019 год: как его оформить по всем правилам

Вас также может заинтересовать: Комплекс маркетинга: классические и современные модели

КТО должен составлять Штатное Расписание и вносить в него изменения?

к меню ↑

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя «О внесении изменений в штатное расписание». Изменения могут быть следующими:

  • переименование должности, специальности, профессии;
  • переименование структурного подразделения;
  • изменение тарифной ставки (оклада);
  • изменение количества штатных единиц (увеличение, уменьшение).
Предлагаем ознакомиться:  Иск в суд о защите прав потребителей

к меню ↑

1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.

2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) «О внесении изменений в штатное расписание». В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

  • реорганизация организации;
  • расширение или сокращение производственной основы организации;
  • проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
  • изменение законодательства;
  • увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.

Штатное расписание на 2019 год: как его оформить по всем правилам

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

к меню ↑

В течение всего периода, пока действует штатное расписание, в нем должны находиться только актуальные данные. Это связано с тем, что такой документ очень часто запрашивают контролирующие органы в процессе проведения проверок. Потому, в бланке нужно отражать все изменения, которые возникают в штате компании.

Процедура изменения штатного расписания находится в зависимости от того, какое количество изменений нужно отразить в нем. Если их существенное количество, то проще будет прекратить действие старого документа и ввести в действие новый, учитывающий все нововведения.

Если же число изменений минимально, то ответственный сотрудник готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно необходимость внести исправления в документ происходит в следующих ситуациях:

  • В организации сформированы новые отделы либо подразделения;
  • Создана новая должность;
  • Происходит смена названия у должностей, которые уже находятся в штатном расписании;
  • У должностей производится изменение окладов либо тарифных ставок;
  • Исключается какой-либо отдел либо должность.

Если возникает ситуация, при которой у действующего сотрудника изменяются условия труда (например, меняется должность), то перед выполнением такого изменения требуется получить у него письменное согласие на него. А затем, когда разработан и принят новый документ, с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором учитывается произведенное изменение.

С принятым документом также знакомят всех исполнителей, на которых возлагаются какие-либо специфические обязанности. На всех сотрудников компании, которых так или иначе затрагивают изменения в штатном расписании, оформляется листов ознакомления.

Если в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении указываются списком их название и соответствующее число единиц. Такие бланки можно принимать сразу, без согласования либо ознакомлений. Но если новые должности будут затрагивать каким-либо образом сотрудников на уже имеющихся, то ознакомление производить нужно обязательно.

Важно: если администрацией фирмы принято решение о сокращении единиц либо должностей, то их перечень приводится в распорядительном документе, а также указывается дата введения нового штатного расписания. Но в таком случае обязательно требуется помнить, что сокращение — длительная процедура с обязательными действиями.

Так, необходимо будет поставить в известность о сокращении как госорганы, так и самих сокращаемых сотрудников. Период, за который необходимо произвести уведомление, меняется от 2 до 3 месяцев, исходя из количества затрагиваемых работников. Также действующее законодательство определяет категории сотрудников, которых сократить нельзя ни при каких обстоятельствах.

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, а также обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если же, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  • наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

  • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

  • «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

  • дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

  • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

  • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

  • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

  • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

  • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

  • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

  • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

  • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

  • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Как утвердить штатное расписание

Штатное расписание становится действующим только после того, как будет оформлен приказ об утверждении штатного расписания. Он утверждается руководителем фирмы. Для такого типа приказа не установлена обязательная к применению форма — можно использовать фирменный бланк организации с произвольным текстом.

Такой приказ обязательно должен содержать в себе дату, начиная с которой будет действовать новое штатное расписание. Причем она может совпадать с днем издания приказа на утверждение документа, а может и отличаться от нее. А вот ввести в действие штатное расписание задним числом не получится — запрещено проставлять дату, более раннюю чем дата составления приказа.

В случае, если в локальных актах закреплено обнуление нумерации всех документов с начала нового года, то данное правило касается и штатного расписания.

Это будет очень удобно, когда изменения штатного расписания в течение года носят регулярный характер — тогда можно уйти от больших номеров документов в дальнейшем.

Внимание: если документ вводит в действие новое расписание взамен ранее используемого, то в приказе необходимо предусмотреть строку, которая будет объявлять старую версию недействительной со дня принятия новой штатки.

Штатная расстановка как неотъемлемая часть штатного расписания

Во многих компаниях ведется «рабочая» форма штатного расписания — штатная расстановка. Другое ее название — замещение должностей или штатный список. Основное, чем отличается этот документ от штатного расписания, — динамичность, способность быстро меняться в зависимости от того, какие качественные и количественные изменения происходят в личном составе компании. Кроме того, приказ о его утверждении и корректировке не требуется.

Так как из штатного расписания, где указано общее число должностных единиц в компании, нельзя понять, свободна должность или нет и кем из работников она занята, в штатной расстановке обычно указывают именно эту информацию: фамилию и инициалы сотрудников фирмы, находящихся на определенных должностях, которые указаны в штатном расписании, вместе со статусом должности — закрыта вакансия или свободна.

Штатное расписание на 2019 год: как его оформить по всем правилам

И другие сведения может включать в себя штатное расписание. Примеры: табельный номер работника, его трудовой стаж в организации, особая категория (нет 18 лет, наличие инвалидности, пенсионер с детьми до 3 лет и т. д.). Штатный список можно разрабатывать на основе утвержденного штатного расписания компании, добавляя в него нужные графы на основании потребностей конкретного предприятия.

В нормативных актах по сей день не установлено обязанности по ведению штатной расстановки и общей формы этого документа. Указан лишь период, в течение которого нужно хранить документы, утратившие юридическую силу. На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с обозначением периода хранения, утвержденного Росархивом 06.10.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Вас также может заинтересовать: Маркетинг влияния: особенности, рекомендации, примеры

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector