Почту входящие документы

Журнал регистрации входящих документов

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  • служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
  • помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  • помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  • запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  • может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  • помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Почту входящие документы

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой.

Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются).

[attention type=yellow]

Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

[/attention]

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
  3. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
  4. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
  5. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
  6. Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
  7. Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019».
  8. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
  9. Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить опекунство над пожилым человеком старше 80 лет в СПб – документы для опеки над пожилыми

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Почту входящие документы

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях “Управление электронными документами” и “Управление деловыми процессами”.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись.

В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата.

При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Почту входящие документы

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Основными принципами организации рационального документооборота являются: Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Почту входящие документы

[attention type=red]

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

[/attention]

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации: Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

Предлагаем ознакомиться:  Документы для свидетельства о праве на наследство по закону

Входящие письма как регистрировать

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»

Вх. №  0118

22.08.2014

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Почту входящие документы

 Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Журнал регистрации входящих документов: перечень регистрируемой корреспонденции, правила ведения и требования . Бумажная и электронная формы журнала.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 703-35-96. Это быстро и бесплатно!

  • Немного о правилах регистрации корреспонденции
  • журнала
  • Электронный или бумажный?

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера.

  • Регистрация входящих документов
  • Регистрация документов
  • Некоторые секреты входящих документов
  • Входящие документы и их регистрация
  • Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести
  • Журнал регистрации входящих документов
  • Обработка входящей корреспонденции

В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции. Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал — регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.

97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля.

Предлагаем ознакомиться:  Документ удостоверяющий право собственности на земельный участок

Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе. Например, буквенный индекс «к», стоящий после порядкового номера, может означать, что данный документ относится к кадровым, а индекс «л/с» — распорядительным документам по личному составу.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  • все рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  • пакеты с пометой «лично»;
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  • информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации. Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер.

  • Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален, то есть, не могут два разных документа иметь один и тот же регистрационный номер.
  • Входящие документы: примеры проставления регистрационных номеров Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру. В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Первый экземпляр отправляется адресату.

Почту входящие документы

Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013).

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector